Przypomnienia SMS dla pacjentów: odpisz TAK i gotowe.
Dzień przed wizytą pacjent dostaje krótką wiadomość. Odpisuje TAK, a w panelu widać, że wizyta jest potwierdzona. Recepcja nie wydzwania po liście, a pacjent, który nie może przyjść, przekłada termin jednym kliknięciem.
Co i kiedy dostaje pacjent
Każda wiadomość jest krótka, kończy się jednym linkiem i nie zawiera nazwy zabiegu w kontekście zdrowia, tylko nazwę usługi, którą sam ustawisz. Teksty są gotowe, nie trzeba ich pisać od zera.
Potwierdzenie rezerwacji trafia od razu po zapisaniu wizyty, razem z linkiem do zmiany lub odwołania terminu. Przypomnienie wychodzi dzień przed wizytą, gdy do wizyty zostaje od 20 do 26 godzin. Dzięki temu pacjent dostaje je w ciągu dnia, a nie w środku nocy. Informacja o przełożeniu i o odwołaniu przychodzi wtedy, gdy zmienia się termin. Przy odwołaniu dołączamy link do nowej rezerwacji.
Pacjent sam wybiera w widżecie, czy chce dostawać wiadomości SMS-em, czy przez WhatsApp. Dla wielu osób WhatsApp jest wygodniejszy, a dla gabinetu tańszy.
Potwierdzenie TAK, odwołanie bez pomyłek
Odpowiedź „TAK” (także „tak”, „ok”, „potwierdzam”, „będę”) oznacza wizytę jako potwierdzoną i wysyła pacjentowi krótkie podziękowanie. Potwierdzenie zapisuje się przy wizycie, a każda odpowiedź pacjenta trafia do historii wiadomości w panelu.
Odpowiedź „NIE” celowo nie odwołuje wizyty od razu. Pacjent dostaje pytanie: „aby zwolnić termin, odpisz ODWOŁAJ”, a obok link do zmiany terminu. Dopiero „ODWOŁAJ” odwołuje wizytę. Literówka czy odpowiedź do złej osoby nie skasuje więc nikomu terminu, a zwolniony slot od razu wraca do grafiku i trafia do listy oczekujących.
Potwierdzenie po rezerwacji
Przypomnienie dzień wcześniej
Pacjent odpisuje
Odpowiedź systemu
Ile to oszczędza
Recepcja, która przypomina telefonicznie, wykonuje kilkanaście do kilkudziesięciu połączeń dziennie, z czego część trafia na pocztę głosową. Każde takie połączenie to dwie, trzy minuty pracy. Automatyczne przypomnienie robi to samo bez udziału człowieka, a pacjent, który odpisze TAK, nie wymaga już żadnego telefonu.
Ważniejsze jest jednak to, co dzieje się z pustym fotelem. Pacjent, który zapomniał o wizycie, zwykle po prostu nie przychodzi. Pacjent, któremu przypomniano dzień wcześniej i który ma link do zmiany terminu, częściej przekłada wizytę, niż ją przepuszcza. Termin wraca wtedy do puli na tyle wcześnie, że ktoś inny może go zająć. Więcej o liczeniu strat z nieobecności znajdziesz w poradniku jak ograniczyć niestawiennictwo pacjentów.
Jak uruchamiamy wysyłkę
Przypomnienia działają w aplikacji, a wysyłkę podłączamy przy wdrożeniu gabinetu. SMS-y wychodzą przez polską bramkę SMSAPI z zarejestrowaną nazwą nadawcy, np. „DentPrime”, a WhatsApp przez oficjalne API firmy Meta z zatwierdzonym szablonem wiadomości. Do tego czasu panel pokazuje wiadomości w trybie testowym: widzisz dokładnie, co i kiedy wyszłoby do pacjenta, ale nic nie jest wysyłane.
W panelu w zakładce „Wiadomości” widać każdą wiadomość: do kogo, kiedy, jakim kanałem i z jakim skutkiem. Jeśli bramka chwilowo nie odpowie, system ponawia wysyłkę z rosnącym odstępem. Wiadomość nie zginie, a pacjent nie dostanie jej dwa razy.
Bez danych o zdrowiu, zgodnie z RODO
Treść SMS-a widzi operator i każdy, kto weźmie telefon pacjenta do ręki. Dlatego wiadomości zawierają tylko nazwę gabinetu, termin, nazwę usługi widoczną dla pacjenta i link. Nazwy usług ustawiasz sam. Jeśli wolisz „Wizyta kontrolna” zamiast nazwy zabiegu, tak właśnie będzie w SMS-ie. Szczegóły w sekcji Bezpieczeństwo i RODO.
Co dostajesz w PrimeBooking
- Potwierdzenie, przypomnienie dzień przed, przełożenie i odwołanie: gotowe teksty po polsku
- Odpowiedź TAK potwierdza wizytę, NIE wysyła link do zmiany terminu
- Kanał do wyboru pacjenta: SMS albo WhatsApp
- Historia wiadomości w panelu, ponawianie przy awarii bramki, bez duplikatów
- Link do samodzielnej zmiany terminu w każdej wiadomości
Najczęstsze pytania
Kiedy pacjent dostaje przypomnienie o wizycie?
Dzień przed wizytą, gdy do jej rozpoczęcia zostaje od 20 do 26 godzin. Przy wizycie o 9:00 przypomnienie wyjdzie poprzedniego dnia rano lub przed południem, a nie w nocy.
Co się stanie, gdy pacjent odpisze NIE?
Dostanie pytanie, czy na pewno chce zwolnić termin: wystarczy odpisać ODWOŁAJ. W tej samej wiadomości jest link do przełożenia wizyty. Samo „NIE” nie odwołuje wizyty, żeby pomyłka nie skasowała komuś terminu.
Czy mogę wysyłać przypomnienia przez WhatsApp?
Tak. Pacjent wybiera kanał w widżecie podczas rezerwacji. WhatsApp działa przez oficjalne API Meta z zatwierdzonym szablonem wiadomości. Uruchamiamy go przy wdrożeniu gabinetu.
Ile kosztują SMS-y?
SMS-y rozliczamy według stawek bramki SMSAPI. Konkretną stawkę i pakiet ustalamy przy wdrożeniu. Abonament PrimeBooking nie zawiera prowizji od wizyt.
Czy SMS zawiera informacje o leczeniu?
Nie. Wiadomość zawiera nazwę gabinetu, termin, nazwę usługi, którą sam ustawisz, i link. Bez opisu dolegliwości i bez danych medycznych.
Twoi pacjenci już szukają terminu. Niech go znajdą.
Załóż konto, dodaj lokalizację, usługi i grafik, wklej jedną linijkę kodu. Pierwsza rezerwacja online może wpaść jeszcze dziś.